第三十六篇 制定“标准时间”
如果无法掌握什么样的工作需要花费多少时间，就无法规划出正确的时程表。
采用最快速的做事方法
同样一份工作，所需时间因人而异；撰写一份同样难度的报告书，有人两个小时就能完成，也有人需要两天。
比起生产现场，办公室事务类型的工作或企划类型的工作，其工作程序往往长了许多，同时由于非常规作业较多， 每个人必要花费的时间就会因此产生差异。
然而，不论哪种类型的工作都需要团队合作，因此人与人之间的工时差异，很有可能对工作规划造成重大影响。
举例来说，当签呈在众主管间传阅等待裁示时，公司组织越庞大，就需要经过越多决策主管确认，因此往往要花上许多时间等最终裁示。
假设有五位主管需要传阅，若每位主管都能在一天之内移交给下一位，总计裁示时间就是五天。然而，若五位主管之中有一人将签呈留了三天，总计裁示时间就变成七天；要是拖迟裁示时间的主管不只一位，等待的时间就会大幅增加。在商场上，速度就是生命，因此裁决时间越拖越长，实行时间便随之延后，这是相当不利的状况。
然而实际上，若没有对于传阅签呈的时间定下规则，要将签呈留在手上多久、在什么时间点将签呈传给下一个人，就全凭个人判断了。只要有一个人将签呈多留一段时间，就会使签呈传阅时间越拖越长。
“为了防止这样的状况发生，标准化是一个有效的方法。”指导员谷腾美这么说。
在TOYOTA的生产现场，“标准”是时常使用的一个词汇。
如同前文所述，“标准”是各行各业以目前最好的作业方式或条件所订下的各种“准则”。因为是“目前最好的”，所以只要作业人员依据这个标准工作，作业与品质都会保有一定的水准。
同样的道理，在时间管理上也有一个“标准时间”。
标准时间与单纯的平均时间有根本上的不同，千万不可混淆。以某项作业要达到相同品质的成果来说，若A只需一小时、B却需要三小时，那么平均时间就会变成两小时。
然而，TOYOTA式的思维却是“能以最快速度、最高品质完成工作的方法，就是最优秀的方法”。工作速度缓慢的人，多半是因为做了没必要做的事、或做事顺序出了问题。因此共享最快速的做事方法，就能达到平准化生产的目标。
如此一来，工作就能在最短时间内完成。
以前述的签呈案例来说，若签呈在一个人手上的标准是一天，就将之定为标准时间，并配合这个标准来工作。
参考每一次都在一天内裁示签呈的人，若其工作方式是每天早上安排一段阅读、裁示签呈的时间，那就将这个模式设为工作标准，让其他决策主管也在每天早上空出一段时间确认签呈。这样就不会发生签呈在某个人手上，停留超过二天以上的状况了。
从记录作业时间开始
或许不一定称之为“标准”，不过任何职场必然自有一套能安全、正确、且有效率地完成工作的方法。
例如业务员要取得客户的订单时，一定也有一套“标准”做法，知道自己在什么时间点、用什么办法、用哪些销售技巧能更容易取得订单。
将这套“标准”清晰明确地订立出来，并依照标准实践，在提升工作效率的同时也能获得好的成果。
多数状况中，这种“标准”往往来自销售业绩傲人的人、或经验丰富的老牌员工；分析这些人的行为模式，就能看见“标准”。
只不过，要将标准时间完整落实在整个职场，需有组织性的安排设计，尤其是行政事务或企划类型的办公室工作，工作内容易造成每个人的时间差别，因此执行标准时间不是一件简单的事。
对于这类工作特性的人，第一步就是要掌握自己工作的作业时间。特别是企划类型的办公室工作，不但时间长、非常规作业也很多，通常连自己都无法察觉每件工作花费了多少时间。
因此，即使在工作中潜藏着无谓浪费也很难发现，很有可能因此浪费了许多时间。同时，由于无法掌握工作花费的时间，就无法正确估算一件工作需时多久，结果便时常发生“赶不上工作期限”的状况。
了解实际作业时间，提升时程表的精确程度
以一天的工作行程来说，可用以下方式列出作业内容与所费时间：
回复电子邮件：40分钟
会议：80分钟
搜集情报资讯：45分钟
电话联络：20分钟
制作书面文件：120分钟
只要这样写下来，就足以提醒自己“我在这项作业上居然花了这么多时间吗？”“如果省去浪费的时间，应该能更早完成才对！”
同时，在制作时间估算表时，不要以“大概这样的时间就能完成吧”这样的期望心态填写，而是要以实际花费时间为准；有了一定程度的正确时间估算表，才能做出更精准的时程表，减少作业延误的状况。
付诸实践：
您是如何应用“制定标准时间”的方法来改善工作的？这个方法是否有提升部门的工作效率？
